НАШИ ВЫПУСКИ

   15 июля 2021 г.

 

Введение

До сих пор во множестве компаний в России, да и не только, отсутствует система управления. Вернее, само управление есть, а вот системы, системности и системного подхода нет.

Менеджмент компании часто погружен в операционное управление и не смотрит с высоты птичьего полета. А сотрудники и руководители не чувствуют себя способными реально управлять своей областью. Принимаемые решения часто противоречат друг другу, сотрудники разных отделов напоминают пресловутых лебедя, рака и щуку, их ключевые показатели деятельности не согласованы между собой…

Все это, безусловно, отрицательно сказывается на способности компании развиваться и изменяться под текущие обстоятельства.

Для усешного управления компанией, как и в любом деле, существуют инструменты. В данной публикации попробуем кратко изложить некоторые из них, которые, на наш взгляд являются базовыми.

Организационная структура компании

Отсутствие организационной структуры компании вызывает проблемы: сотрудники не знают свою зону ответственности, бывает сложно определить «слабое звено» и все вопросы решаются через руководителя.

Наличие оргсхемы дает множество преимуществ: повышается производительность, все сотрудники понимают требуемые от них результаты, понимают и правильно расставляют приоритеты в деятельности, так как понимают узкие места.

Анализ множественных организационных структур преуспевающих компаний позволяет отметить, что наряду с их уникальностью всем им присущи общие черты и закономерности.

Организационная структура каждой компании неразрывно связана с ее жизнедеятельностью, которая, в свою очередь, имеет общие законы.

Организационная структура, процессный подход, цикл действия «начать, изменить, остановить». Интеграция этих трех понятий дает общую закономерность жизнедеятельности любой, без исключения, компаний (неважно какой, большой или маленькой, частной или государственной и т.п.) – в каждой компании можно выделить 7 важных функций:

• Управление – планирование на стратегическом уровне, создание идеологии, найм топ-руководителей, управление компанией;
• Построение организации – наблюдение за бизнес-процессами, поиск слабых места, описание должностных обязанностей, найм специалистов, связь специалистов с другими частями компании;
• Распространение – реклама и продажи;
• Контроль активов – управление финансами, контроль доходов и расходов;
• Производство – техническая функция;
• Контроль качества – квалификация персонала, качество продукта компании;
• Расширение компании – PR, взаимодействие с партнерами.

ПРАВИЛО 1:
В правильной организационной структуре присутствуют все вышеперечисленные функции, каждую из которых следует рассматривать как отдельный процесс. Они последовательны и взаимосвязаны.

Все подразделения организации взаимосвязаны между собой. Через каждое проходят потоки частиц (это могут быть материалы, деньги, информация и т.п.). Иными словами, каждое подразделение что-то получает на входе, что-то с этим делает, получает результат (продукт), который на выходе передает либо в другое подразделение, либо за пределы организации (например, деньги поставщику или товар заказчику).

ПРАВИЛО 2:
Результатом деятельности каждого подразделения должен быть ценный конечный продукт. Ценный, потому, что он обязательно используется, в нем нуждаются. Конечный, потому, что его уже не переделывают, он закончен. Ценный конечный продукт определен и отражен на оргсхеме для каждого подразделения.

Отсутствующие или неправильно выстроеные командные и коммуникационные линии между руководителем и подчиненными, как правило, приводят к перегрузке первых.

ПРАВИЛО 3:
Организационная схема компании должна выстроить командные и коммуникационные линии между руководителем и подчиненными. Правильное соотношение между командными и коммуникационными линиями: 1 к 100. Большая часть взаимодействий должна быть по коммуникационным линиям.

Правильно проработаннаая оргсхема предполагает систему быстрого потока.

Статистика – количественное измерение результата

Измерить можно все. И измерить НУЖНО все.

Измерение результатов не должно занимать много времени.

Отсутствие измерения результатов приносит определенные проблемы: сложно увидеть, где тормозится развитие компании. Сотрудники могут манипулировать руководителями. Руководители не могут адекватно оценить результаты работы сотрудника и его ценность. Руководителям приходиться все время подталкивать подчиненных и тратить на это лишнее время.

Однако, следует отметить, что статистические показатели – это очень тонкий инструмент. Во-первых, показатели каждого подразделения должны быть соизмеримы с показателями других. Во-вторых, большее значение имеют даже не цифры, а насколько эти показатели адекватны, насколько они реально отображают полезность сделанной работы (созданного продукта).

Целью статистических показателей является эффективность работы того или иного подразделения (или конкретного человека). Ввод в компании статистических показателей следует поручить профессионалам.

После внедрения измерения статистических показателей руководители могут принимать правильные решения, так как видят четкую, понятную, измеримую картину. Они меньше рассчитывают на интуицию, а больше превращают управление в инженерную науку.

Среди дополнительных плюсов можно отметить следующие: – это более легкий процесс выращивания лидеров, возможность оценить сотрудников по их результатам, а также оценить результаты принятых решений. Кроме того, на основе статистики можно предсказывать проблемы еще до момента их появления, на основе наблюдения за постоянно измеряемыми трендами и показателями.

Планирование

Без планирования эффективность работы снижается вдвое. Сотрудники не управляют своей деятельностью, а руководители не управляют сотрудниками.

Внедрение измеримых показателей – не есть планирование. Все должны четко планировать свои действия для достижения нужных целей – и сотрудники и высшие руководители. Иметь план в голове – недостаточно.

Без планирования сотрудники показывают низкую производительность труда. Они делают то, что им проще, а не то, что требуется сделать, а также неправильно расставляют приоритеты. Руководители же, в свою очередь, не могут контролировать сотрудников, либо контролируют их чрезмерно.

Как правильно внедрить планирование?

• Оптимальный горизонт планирования – неделя;
• План обязательно должен быть в письменном виде;
• Все задачи в плане должны иметь точный результат;
• План обязательно должен одобряться руководителем;
• План должен быть исполнимым и содержать приоритеты, чтобы не сорвать выполнение действительно важных задач из-за менее важных.

Внедрение планирования невозможно без внедрения предыдущих пунктов, то есть без внедрения статистики и оргсхемы. Зато после их внедрения можно рассчитывать на рост производительности труда, уровня ответственности и профессионализма сотрудников. Только после комплексного внедрения всех этих мер руководители могут начать делать свою настоящую работу.

Координация и согласование действий сотрудников и подразделений между собой

Координация – это не только проведение планерок и совещаний. С другой стороны, совещания нужно собирать не только, когда есть действительно большие проблемы или пожарные ситуации. Совещания – важная часть координации сотрудников. Часто руководители не знают, как правильно проводить совещания.

Без координации сотрудники не делают работу до конца и не сбиваются с приоритетов, особенно если есть препятствия в их работе. Руководители не в курсе, что происходит с сотрудниками. Действия разных сотрудников и департаментов остаются несогласованными между собой.

Как правильно внедрять координацию?

• Необходима разработка регламентов, описывающих участников совещаний, процедуры и последовательность действий;
• Необходимо обучить руководителей правильно проводить координацию, а также ввести это в практику и осуществлять контроль.

После внедрения координации можно рассчитывать на еще большее повышение эффективности, на снижение времени на различные согласования и контроль исполнения.

Финансовое планирование

Любой компании нужны денежные резервы, а также умелое управление ими.

Если сотрудникам не давать контроль над финансами, они чувствуют себя отрезанными от реальной деятельности. В тоже время, это важно, нельзя отдавать им полный контроль.

Без финансового планирования сотрудники и руководители могут быть не в курсе, зачем требуется увеличивать доход, они не вовлечены в финансовый менеджмент.

Как правильно внедрить финансовый менеджмент?

• Внедрить систему разделения счетов:
1. Отдельный доходный счет, с которого никто не может ничего потратить до особого распоряжения, которое выдается еженедельно;
2. Отдельный расходный счет, которым управляет директор;
3. Еженедельно вырабатывается список расходов, который одобряется руководителем. Расходы никогда не превышают текущий доход, с учетом отчислений акционерам и отчислений в резервы. На расходный счет поступают только одобренные суммы;
• Внедрить систему заявок на расходы и их согласования;
• Разработать политику по распределению средств – какие есть лимиты, какие есть ограничения и кто за это отвечает;
• Внедрить процедуры одобрения с фокусом на инвестиционный подход – «Как это поможет нашему бизнесу вырасти?».

После внедрения финансового планирования растет ответственность руководителей за весь доход компании, изменяется их точка зрения на финансы. Доходы растут и становятся всегда выше расходов, а акционеры получают свой доход также, как сотрудники свою зарплату.

Внедрение системы управления

Внедрение системы управления требует много времени. За три месяца это сделать невозможно даже для некрупной компании.

Ее (систему) нельзя внедрять частично. Частичное внедрение не поможет росту бизнеса и не позволит выращивать менеджеров внутри компании.

Некачественное выполнение начальных задач приводит к плохим последствиям в будущем. Бизнес может остановиться из-за препятствий, с которыми сложно справиться. Компания начинает изобретать велосипед, вместо того, чтобы развиваться.

Внедрение системы управления позволяет руководителям и владельцам бизнеса нанять и вырастить грамотных управленцев, высвободить время и заняться развитием, масштабировать бизнес.

Ошибки при внедрении системы управления:

• Внедрение только на словах;
• Неправильный расчет усилий;
• Изобретение чего-то своего, нежелание использовать готовые проверенные шаблоны;
• Найм неправильных людей на неправильные позиции;
• Слишком долгий ввод в должность;
• Внедрение руками только консультанта, без активного вовлечения собственника;
• Масштабирование и наращивание оборотов без системного фундамента;
• Внедрение самостоятельно, без наставников;
• Внедрение без намерения действительно внедрить.

Результаты внедрения системного подхода к управлению:

• Все сотрудники знают цель компании и идут в общем направлении;
• Каждый сотрудник видит свои результаты, самостоятельно их измеряет и заинтересован в их росте;
• Действия сотрудников и подразделений спланированы и скоординированы между собой;
• Услуги предоставляются со стабильно высоким качеством;
• Компания имеет высокую прибыльность, платёжеспособность и кредитоспособность;
• Компания стабильно растет;
• Все сотрудники вовлечены в рост компании.