НАШИ ВЫПУСКИ

   15 августа 2016 г.

 

Многие предприниматели, независимо от размера и вида их бизнеса, слышали о понятии бизнес-процесс. Важность этих слов приходит рано или поздно к руководителям каждого предприятия, но лучше всего, если это случится на этапе становления бизнеса или даже в момент рождения замысла будущего дела.

В этой статье мы не только познакомимся с понятием «бизнес-процесс», но и рассмотрим основные характеристики бизнес-процессов и их применение на практике для обеспечения роста производства.

ПОНЯТИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

Рассмотрим простой пример: выпал снег, потом он начал таять, затем ударил мороз, пешеходы падают, а автомобили сталкиваются друг с другом на дороге. Это погодное явление, называемое «гололед». Возьмём глобальнее: выпал снег, пролежал три месяца, растаял, выросла трава, распустились листья, зацвели цветы, созрели фрукты и овощи, полетели листья, пришли холода, выпал снег. А это уже процесс под названием «смена времен года».

Что отличает явление от процесса? Явление – наблюдаемое состояние чего-либо, а процесс – это последовательные взаимосвязанные между собой проявления.

Точно также определяется бизнес-процесс. Все отдельные части производства последовательно совмещаются и на выходе получается готовый продукт. Последовательное совмещение отдельных финансовых частей на выходе дает прибыль. Последовательное совмещение мероприятий с персоналом дает профессиональный коллектив, а последовательное совмещение всех информационных потоков даёт рождение новых технологий.

Бизнес-процесс – это комплекс мероприятий, процедур, операций, действий, которые регулярно повторяются и ведут к определенному результату. При выполнении бизнес-процесса всегда используются те или иные ресурсы: кадровые, сырьевые, технологические, технические, информационные, финансовые и пр. В результате бизнес-процесс формирует продукт, который обязательно должен иметь определённую ценность для своего потребителя.

Классики менеджмента бизнес-процесс определяют по-разному, но, в принципе, все определения говорят об одном и том же:

• бизнес-процесс – это комплекс операций, следующих одна за одной в строгом порядке, которые направлены на трансформацию входящих материалов и информации в конечный продукт, представляющий ценность для клиента;
• бизнес-процесс – это создание ценности (не цены!) для потребителя, который выражается для владельца в получении прибыли;
• бизнес-процесс – это взаимосвязь нескольких производственных функций и совокупность действий, которые характеризуются входящими ресурсами, конечным результатом – продуктом, отвечающим требованиям клиента;
• бизнес-процесс – это преобразование входящих ресурсов в продукт на выходе;
• бизнес-процесс – это совокупность действий, следующих в строгой очередности, цикличности, решающих конкретную задачу деятельности предприятия.

ХАРАКТЕРИСТИКИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

Любой бизнес-процесс имеет три основные характеристики, которые отвечают на вопрос – зачем этот процесс необходим на предприятии. Если хоть одна характеристика не работает на достижение единой цели бизнеса, то можно считать, что бизнес-процесс «буксует» или, того хуже, приведёт бизнес к убыткам.

• Стоимость. Этот параметр всегда должен стремиться к минимуму. К примеру, производство бумажных салфеток обходится заводу в расчете на одну пачку в 30 копеек. Если бизнес-процесс работает постоянно, грамотно, взвешенно, то инженеры, технологи, руководство и простые рабочие будут придумывать такие действия и мероприятия, чтобы этот показатель снизился, к примеру, до 20 копеек при полном сохранении высокого качества продукта и скорости его выпуска. Все уже поняли, что речь идёт о снижении себестоимости, которая дает прирост общей прибыли. Следовательно, увеличатся зарплаты, инвестиции в развитие предприятия. Если руководитель внимательно относится к этой составляющей бизнес-процесса, то успех предприятию обеспечен.
• Длительность. Этот показатель должен иметь тенденцию к сокращению. Помните историю Форда? На чём он заработал свои миллионы? Он придумал конвейер, существенно сократив время на сборку автомобилей. Потрясающей красоты и надёжности автомобили появились уже потом, а началом всему было увеличение скорости бизнес-процесса, в данном случае производственного. Чем быстрее идёт процесс, тем больше производительность производства, тем большее количество товара попадёт на склад, и далее будет продано. Это означает увеличение общей прибыли за конкретный временной отрезок.
• Качество. Качество выпускаемого продукта или предоставляемой услуги постоянно должно расти. Если оно повышается, и информация об этом доводится до клиента (реклама должна быть вашим постоянным спутником), то количество совершённых продаж увеличивается. Следовательно, за конкретный временной отрезок предприятие получает больше прибыли.

ВИДЫ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ РЕЗУЛЬТАТОВ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Каждый бизнес-процесс имеет своего потребителя. Определение характера потребления имеет практическое применение в работе. Существуют внешние потребители – это все, кто не работают на вашем предприятии, и внутренние – ваши сотрудники. Именно потребители предъявляют основные требования, учитываемые при моделировании бизнес-процесса.

Рассмотрим пример. Вы производите веники и имеете прибыль. Чтобы получить её больше, вы анализируете, корректируете ваши бизнес-процессы. Ваши потребители – граждане скромной состоятельности, у которых нет средств на «волшебные» швабры и пылесосы. Они захотят, чтобы веники были более долговечными, крепкими, эластичными, дешёвыми, то есть они обозначают требования к бизнес-процессу. А ещё они захотят скидку на новый веник, если принесут вам старый. Для роста продаж, вы будете стремиться удовлетворить все требования внешнего потребителя.

Но, если вы начнёте производить прочные веники, то к вам станут реже приходить покупатели, и вы можете не выполнить требования внутреннего потребителя, то есть не обеспечите сотрудников надлежащей зарплатой. Внутренние потребители, конечно, требуют не только денег, но и других ресурсов. К примеру, приобретение качественного сырья – важное требование сотрудников цехов и отдела качества. Для этого применяется отдельный бизнес-процесс – «работа отдела закупок».

Важно при анализе найти ту золотую середину, которая будет воплощением требований и тех, и других. Сделать это непросто, и этот шаг лучше всего следует проходить совместно с маркетологами и экономистами. Маркетологи расскажут о характеристиках идеального продукта, а экономисты просчитают выгоду от планируемых шагов. В результате вы выстроите бизнес-процессы оптимальной работы с потребителями и внутренними, и внешними.

ВИДЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Опытные теоретики для упрощения понимания бизнес-процессы разделили на два вида – основные и вспомогательные, которые призваны поддерживать основные.

Если взять производство и продажи, как два основных бизнес-процесса, то вспомогательными будут кадровая работа, система снабжения, работа бухгалтерии, экономического отдела, научной лаборатории и пр. Важность каждого бизнес-процесса следует рассматривать в отношении к какому-либо другому процессу, так как они не существуют обособленно, только в общей системе.

На практике важно верно определить, какой бизнес-процесс является основным, а какой вспомогательным, чтобы расставлять приоритеты. Это порой приносит колоссальную пользу для предприятия. Вам знакомы заявления бухгалтерии, что у них маленькая зарплата, что они должны ездить на курсы повышения квалификации, что к ним надо приглашать консультантов, возить на служебном автомобиле и многие другие? И порой руководители идут на эти условия, лишь бы в бухгалтерии был порядок. Но как раз в таких бухгалтериях нет никакого порядка, только видимость важности.

Сотрудникам необходимо объяснить, что не предприятие создано для того, чтобы им предоставить работу и держать над ними корону, а они пришли на предприятие, чтобы помогать ему жить стабильно. И чем строже вы поставите этот вопрос, тем продуктивнее будет идти главный бизнес-процесс.

Кроме того, главный бизнес-процесс включает ещё и сопутствующие, обеспечивающие, управляющие и процессы развития.

• Сопутствующие процессы – это совокупность повторяющихся мер, действий, которые ориентированы на производство, сопутствующее главному. Они точно также приносят доход самостоятельно, и увеличивают доход от основного товара или услуги. Описание бизнес-процессов: транспортная компания закупает шины для своего автопарка, кроме этого торгуют этими шинами на рынке своего города. Шины приносят доход от продаж, и помогают приносить доход от грузоперевозок.
• Обеспечивающие процессы – предназначены для обеспечения бесперебойной работы всех других процессов бизнеса. Это масса мини-процессов в службе персонала, в финансовых структурах, в службах закупки, инженерных, технических разработок, хозяйственных отделов.
• Управляющий – является отдельным видом, входящим в общий бизнес-процесс, и охватывает все процессы предприятия. Он составляет из них единую картину, которая показывает чёткое видение движения компании в целом.
• Бизнес-процесс развития – самый интересный в разработке и осуществлении процесс. Он предполагают формирование новых направлений, создание мини-процессов. В результате появляются новые производственные линии, реализовываются технологические идеи, внедряются рацпредложения, создаются новые виды продукта, и многое другое.

Классификация и моделирование бизнес-процессов может быть осуществлена и по-другому, индивидуально, исходя их особенностей компании.

Если вы заинтересованы в сохранении своих позиций на рынке, то вам не следует полагать, что у вас всё нормально, потому что конкуренты в два счета сделают вашу жизнь не нормальной путём внедрения новинок в технологии или выпуска новых продуктов. Практический совет один: если вы сами не поняли наличие проблем, если у вас отсутствует определенный бизнес-процесс, обратитесь к консультантам или найдите литературу по этому поводу. Изучение новых бизнес-приёмов будет вам однозначно полезно, каким бы знающим на фоне коллег вы не выглядели. В любом случае недостаточное развитие одного из бизнес-процессов говорит о проблеме в бизнесе, и на него необходимо сделать акцент.

МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Модель бизнес-процесса – это наглядное его изображение, которое создается для последующей работы с ними. В модель входит словесное описание бизнес-процессов, таблицы, графики, схемы, показатели, данные и многое другое. Практическое воплощение моделей предполагает создание шаблона, который должен включать в себя:

• бизнес-процесс в виде схемы;
• список реквизитов, которые используются при составлении описания;
• схему данных;
• руководителя процесса;
• исполнителей различных задач;
• планы по выполнению задач, включая сроки.

Моделирование бизнес-процесса в каждой организации может генерировать свои пункты шаблона, но в любом случае они должны отражать следующие моменты:

• этапы работ;
• процедуры и функции, которые предполагает бизнес-процесс;
• последовательность выполнения работ;
• кто и каким образом контролирует выполнение задач;
• кто назначается исполнителем;
• перечень входящих и исходящих документов и прочей информации, которые будут соответственно использованы и появляться на выходе бизнес-процесса.

Отдельно следует изложить информацию о необходимых ресурсах, которые понадобятся для выполнения задач, желательно с указанием их стоимости и количества.

В шаблоне должна обязательно присутствовать цель бизнес-процесса, а также конкретные и измеримые показатели, по которым можно будет судить о выполнении поставленных задач. В ходе выполнения работ в рамках бизнес-процесса необходима отчётная документация, доступная и понятная всем участникам процесса. Её также надо отразить в шаблоне с приложением форм и образцов.

ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Это важнейшая часть работы в процессном подходе к деятельности. Определить и описать бизнес-процессы недостаточно, необходимо с ними постоянно работать для того, чтобы от них был явный экономический эффект. Эта деятельность – отдельный самостоятельный бизнес-процесс. Он предполагает устранение недостатков и усиление преимуществ предприятия.

Оптимизация планируется, закрепляется нормативными документами и внедряется в деятельность предприятия. С её помощью можно уменьшить количество несоответствий и ошибок в управлении, снизить затратную часть производства, повысить общую прибыль, уменьшить время, затрачиваемое на выпуск единицы продукции, разработать меры по выходу из финансового кризиса и т.п. Оптимизации, в основном, подлежит основной бизнес-процесс или его ключевые точки, тогда эффект будет быстрым и очевидным.

Моделирование бизнес-процесса оптимизации должно проводиться поэтапно, четко и последовательно. Начинается оно с исправления и коррекции узких функциональных моментов, далее постепенно переходит на крупные потоки. Время, затрачиваемое на проведение мероприятий по оптимизации деятельности, как правило, минимально. Все применимые меры способствуют повышению имиджа и конкурентоспособности предприятия, к увеличению продаж и прибыли. Но прежде, чем начать оптимизировать какой-то участок, должна быть создана схема бизнес-процесса этого участка, провести её анализ, сформулировать особенности и только потом в ней менять что-то, что приведёт к улучшению деятельности.

Один из важных моментов оптимизации – реакция персонала. Оптимизация – это однозначные изменения в деятельности, а любые изменения, включая и положительные, принимаются людьми негативно. Ведь они вначале видят перемены, и только спустя какое-то время понимают, что эти перемены на пользу! Поэтому данный бизнес-процесс предполагает информирование коллектива о происходящих изменениях. Размещение информации в общем доступе (показатели, зарплаты, премии и количество проданного товара, и другие данные) поможет сформировать лояльность к этому бизнес-процессу.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Бизнес-процессы – тема объёмная, но если после прочтения этой статьи вы начнёте анализ своей работы и поиск основных и вспомогательных бизнес-процессов, то это уже хорошее начало большого пути, который называется «бизнес-оптимизация». А её плоды не заставят себя долго ждать.