НАШИ ВЫПУСКИ

   25 августа 2021 г.

 

Определения и примеры

В сфере консалтинга и не только часто случается ситуация, когда проектная деятельность плавно перетекает в процессную, и наоборот. По этой причине возникает вопрос о представлении проектного и процессного управления в разрезе управления деятельностью компании. Для начала необходимо понять, что такое бизнес-процессы и проекты, чётко дать определение:

Бизнес-процесс – это комплекс мероприятий, процедур, операций, действий, которые регулярно повторяются и ведут к определённому результату.

Проект – ограниченная во времени деятельность, направленная на достижение уникальных результатов.

Простыми словами: То, что мы делаем впервые, является проектом. То, что мы делаем постоянно – процесс.

Приведём примеры:

#	Проект	Процесс
1	Написание картины	Производство открыток
2	Постройка дома	Разведение электропроводки в квартирах
3	Переезд в новый дом	Уборка квартиры
4	Изменение оргструктуры	Ввод сотрудника в должность

В чём же разница

Давайте обратим внимание на разницу в этих понятиях:

• Результат процесса предсказуем, из раза в раз мы получаем один и тот же продукт с одними и теми же свойствами. Результат проекта уникальный, не производившийся ранее продукт. Кстати, порой продукт или характеристики продукта в проекте получаются совсем непредсказуемыми.
• Процесс имеет длительность, но, как правило, начинается заново сразу после того, как завершился. Проект не возобновляется после того, как завершился, но при этом имеет ограничение по длительности. И если длительность процесса определена длительностью его операций, т.е. механизмом реализации, то проект ограничен во времени целенаправленно его руководителем – не позднее такого-то числа и точка.
• Мы точно знаем, что и сколько надо потратить, чтобы процесс произвёл продукт. Более того, из раза в раз затраты будут постоянными. В проекте ресурсы, как и время, ограничены руководителем или заинтересованными лицами. При этом это совершенно не значит, что по факту бюджет проекта не будет превышен.
• Проект всегда имеет высокую степень неопределённости просто потому, что производится впервые и один раз. Ход и результаты процесса известны заранее.

Наверное, лучшим примером будет производство автомобиля. Результатом проекта будет автомобиль, готовый к массовому производству. Это образец, который сконструировали впервые и посчитали, что он достаточно хорош, чтобы начать его производить в больших количествах. Как только принято решение о массовом производстве, запускается процесс. Процесс повторяется много раз, и каждый раз с конвейера сходит новый автомобиль, как две капли похожий на предыдущий. Кстати, для того чтобы конвейер запустить, необходимо его настроить. А это проект. Почему? Потому что оборудование настраивается под уникальные требования нового автомобиля.

Вроде бы всё понятно, тогда постарайтесь не запутаться:

• Управление проектами – это процесс.
• Разработка процессов – это проект.

Да, управление проектами – это процесс. Потому что мы можем производить проект за проектом по одному и тому же циклу. В итоге будем получать один и тот же продукт – проект.

Разработка процесса – это проект, потому что полученный продукт будет уникален.

Казалось бы, зачем всё усложнять и пытаться установить зыбкие границы в понятиях процесса и проекта. Но подобное разграничение очень важно с точки зрения того, к чему мы прикладываем усилия.

Проект сосредоточен на получении результата как такового. Нам важно получить в итоге продукт. При этом мы не можем чётко сказать, какие характеристики будет иметь полученный продукт и сколько мы потратим на проект. Проект отвечает на вопрос «ЧТО?»

Когда мы говорим о процессе, продукт нам уже известен. Важнее оказывается метод его получения. Снижение затрат на производство при заданных характеристиках продукта возможно только при рассмотрении хода процесса. Процесс концентрируется на вопросе «КАК?»

Проектное ИЛИ Процессное управление?

Ещё раз повторимся, основное различие между проектом и процессом в организации состоит в том, что проект в отличие от процесса работает с уникальным результатом и уникальным набором связанных задач.

Для планирования проекта, для его исполнения, для контроля, для закрытия, для управления рисками – для всего, что в проекте есть, нужны специальные процессы, а это уже процессный подход. Таким образом, если вы желаете положительных результатов от внедрения проектов, необходимы грамотно разработанные процессы и правильные подходы к их реализации.

Бизнес-процессы являются проектной составляющей, следовательно, процессное управление является входящим в проектное.

Чёткость в реализации необходимых процессов, оперативность в принятии решений и управляемость компании должно обеспечить сотрудничество между методами проектного и процессного управления.

Если использовать проектный и процессный подходы управления в организации «грамотно», то они только дополняют и усиливают, а не исключают друг друга. Тем не менее, их совместное использование предполагает нацеленность действий на разные по своей природе объекты, например, на систему управления проектами для процессного подхода и на сами проекты для проектного.

Использование проектного и процессного подхода к построению системы управления организацией даст возможность получить эффект содействия.

Возможных вариантов совместного использования проектного и процессного подхода много. Каждый зависит от специфики проектов и организаций, их реализующих.