ДОСТУПНЫ ВСЕМ ЖЕЛАЮЩИМ
НАШИ ВЫПУСКИ
Для нас важно, чтобы уровень понимания предметной области постоянно повышался.
Контроль деятельности на основе матрицы Эйзенхауэра
Введение
Когда речь идёт о достижении целей в рамках рабочего проекта, мы имеем перед собой практически неограниченный простор для действий, а значит в буквальном смысле можем заниматься «чем угодно». В режиме дефицита времени (а именно этот ресурс у нас всегда ограничен) данная методика будет непродуктивной. Поэтому здесь нас спасёт только золотое правило: «Сначала думаем, потом делаем».
Тогда возникает вопрос: есть ли какая-то эффективная методика «подумать быстро», чтобы это не стало задачей на полдня? Да, здесь вполне уместно использовать метод, известный почти всем, кто хотя бы раз пробовал разобраться в time management. Это матрица Эйзенхауэра.
Традиционно, изобретение матрицы приписывают Дуайту Эйзенхауэру, 34-му президенту США, который до того был генералом армии. Однако, это не совсем так. Скорее, матрица получила своё название по знаменитой цитате президента «Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные».
Матрица позволяет вам быстро и достаточно уверенно рассортировать ваши дела, даже если их много. Всё, что нужно, это пройтись по списку дел (задач) и для каждого(ой) из них ответить всего лишь на два вопроса:
- Это важно? Да\Нет.
- Это срочно? Да\Нет.
В зависимости от комбинации ответов (иными словами, в зависимости от важности и срочности), каждая задача без долгих рассуждений падает в один из квадрантов матрицы, разбитой на 4 квадранта.
МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА | ||
---|---|---|
СРОЧНО | НЕ СРОЧНО | |
В А Ж Н О |
I «СРОЧНО» И «ВАЖНО» |
II «ВАЖНО», НО «НЕ СРОЧНО» |
Н Е В А Ж Н О |
III «НЕ ВАЖНО», НО «СРОЧНО» |
IV «НЕ СРОЧНО» И «НЕ ВАЖНО» |
Существует множество модификаций самой матрицы и множество трактовок того, как действовать с задачами в том или ином квадранте. Остановимся подробнее на методе: «Do-Plan-Delegate-Eliminate». «Делай–Планируй–Поручай–Не делай» – так будет звучать эта «формула успеха» в переводе и именно такие действия нужно совершать с задачами из соответствующих квадрантов.
Квадрант 1. «Срочно и важно» – «Делай»
Другие названия: Авральный квадрат, Квадрат кризисов, Квадрат результата (у Б.Трейси).
В управлении бизнесом эффективным считается такой стиль управления, при котором возникает минимальное количество «пожаров». Это показывает, что руководитель умеет планировать дела и предусматривает сложные ситуации.
Этот квадрант предназначен именно для таких «пожаров», т.е. неожиданных сложных ситуаций, «горящих» дел. ЭТО «ПЛОХОЙ» КВАДРАНТ И, ПО-ВОЗМОЖНОСТИ, ЕГО НАДО ИЗБЕГАТЬ.
Изредка сюда можно «класть» задачи из второго квадранта, которые хотелось бы закрыть немедленно по той или иной иррациональной причине.
Квадрант 2. «Важно, но не срочно» – «Планируй»
Другие названия: Стратегический квадрат, Квадрат благополучия, Квадрат потенциала.
В этом квадранте находятся ваши самые продуктивные дела. Поскольку в случае с этими делами «время терпит», здесь речь уже идёт о РАЗУМНОМ ПЛАНИРОВАНИИ И КАЧЕСТВЕННОМ ВЫПОЛНЕНИИ КАЖДОЙ ПОСТАВЛЕННОЙ ЗАДАЧИ. Это и есть то, на что разумно нужно будет потратить время именно сегодня.
Вы можете начать выполнять дела по порядку, а также можете ещё раз пройтись по списку дел из этого квадранта задавая себе вопросы «Это важно?» и «Это срочно?», таким образом, сделав ещё один квадрант в рамках второго квадранта и более детализировав свои цели.
Дела из этого квадранте могут перетекать в «срочные и важные», поэтому лучше их делать заранее.
Квадрант 3. «Не важно, но срочно» – «Поручай»
Другие названия: Квадрат иллюзий, Квадрат суеты, Квадрат помех.
Один из самых непродуктивных квадрантов, т.к. в связи со своей срочностью именно эти дела «выхватывают» вас из потока вашей продуктивной деятельности и заставляют вас «катать камень в гору без цели».
Эти дела не продвигают вас к поставленным вами целям, как правило это различного рода информационный шум, например, митинги, долгие разговоры по телефону и диалоги «ни о чём» вместо принятия решений.
Рекомендуется делегировать эти задачи «кому-нибудь другому». Вы можете делегировать или совсем не делать их, главное, это то, что ДЕЛА ИЗ ЭТОГО КВАДРАНТА НЕ ВЫПОЛНЯЮТСЯ ЛИЧНО.
Квадрант 4. «Не срочно и не важно» – «Не делай»
Другие названия: Мусорная корзина, Квадрат растрат, Квадрат разрушения.
Просто забудьте об этих делах. Действительно, чему-то нужно уметь сказать «нет».
В ИДЕАЛЕ, ЖЕЛАТЕЛЬНО, ЧТОБЫ ЭТОТ КВАДРАНТ ОСТАЛСЯ У ВАС ПУСТЫМ.
Тем не менее, в него, чаще всего, падают различные просьбы от людей, которые вряд ли что-то сделают вам в ответ, а также мечты из разряда «всегда хотел найти жёлтого цветочного слоника на колёсах и покатать». Не на каждое спонтанное желание разумно тратить время, если вы хотите прийти к намеченным целям.
Правило «четырёх D»
Надо сказать, матрица Эйзенхауэра имеет множество названий и по-разному преподносилась различными адептами и создателями time management систем. В частности, у знаменитого автора методики GTD Стивена Кови матрица носит название Urgency\Importance matrix – он также рекомендовал её использовать в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». Этот же метод иногда называют «Правило четырёх D».
Существуют различные трактовки правила «4D», например:
- Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай, Поручи, Отложи, Забрось).
- Do, Decide, Delegate, Delete (Делай, Решай (в каком порядке делать), Поручи, Удали).
Таким образом, на самом деле «4D» не всегда описывает квадранты матрицы «Важно-Срочно». Тем не менее, одна трактовка (она представлена во втором примере) вполне подходит под описание выше и тоже может применяться к четырём квадрантам:
THE EISENHOWER BOX | ||
---|---|---|
URGENT | NOT URGENT | |
I M P O R T A N T |
DO Do it now. «ДЕЛАЙ» Сделайте это сейчас. |
DECIDE Schedule a time to do it. «РЕШАЙ (в каком порядке делать)» Назначьте время для этого. |
N O T I M P O R T A N T |
DELEGATE Who can do it for you? «ПОРУЧИ» Кто может сделать это за вас? |
DELETE Eliminate it. «УДАЛИ» Устраните это. |
Резюме
Основная прелесть метода матрицы Эйзенхауэра – его скорость. Во-первых, он представляет «статистику задач» визуально. Можно сразу оценить эффективность использования своих временных ресурсов. Во-вторых, отвечая да или нет всего на два вопроса, вы делите все задачи на 4 группы. Если бы вам изначально дали задание «поделите ваши задачи на 4 группы», это заняло бы гораздо больше времени.